Zdecydowana większość urzędników z regionów NEXERY jest zwolennikami udostępniania mieszkańcom możliwości załatwiania spraw urzędowych przez internet.
Raport jest podsumowaniem najważniejszych wniosków płynących z badania przeprowadzonego na zlecenie firmy NEXERA. Pełną treść można pobrać tutaj: Regiony NEXERY 2020. Jest to jedno z najbardziej przekrojowych źródeł wiedzy o polskich internautach na obszarach, gdzie brakuje dostępu do szerokopasmowego internetu lub dostęp do niego jest ograniczony.
Prawie wszyscy urzędnicy biorący udział w badaniu (97%) stwierdziło, że mieszkańcy regionów NEXERY mogą zgłaszać sprawy za pośrednictwem internetu. Co drugi badany (52%) jest zdania, że dotyczy to wszystkich rodzajów spraw, a co czwarty (26%) – że większości. Pozostali uważają, że mieszkańcy mogą załatwiać za pośrednictwem internetu tylko niektóre sprawy. Najwyraźniej jednak wiedza o tym, jak wiele można zrobić w e-urzędzie, nie jest powszechna, choć podczas pandemii wyraźnie się spopularyzowała.
Jakie sprawy załatwiamy w e-urzędach
Co piąty urzędnik jest zdania, że mieszkańcy większość spraw urzędowych załatwiają za pośrednictwem internetu. Warto zaznaczyć, że jeszcze rok temu odsetek ten był aż o 13 p.p. mniejszy i wynosił 7%. Wpływ na ten stan rzeczy miała ograniczona praca urzędów w czasie pandemii. To jednak wciąż relatywnie niewielka wartość, jeśli zestawić ją z licznymi opiniami urzędników, że w urzędzie można wszystkie rodzaje spraw załatwić online.
Jakie rzeczy są najczęściej realizowane w e-urzędach? Urzędnicy zdecydowanie najczęściej wymieniają składanie wniosku o dowód osobisty (32%). Ponadto 17% badanych mówi o deklaracjach i zeznaniach podatkowych, 13% o deklaracjach dotyczących odpadów komunalnych, a 11% o zezwoleniach na budowę oraz planach zagospodarowania przestrzennego.
Zdaniem urzędników nie tylko niewiedza o usługach świadczonych przez e-urzędy powoduje, że nie wszyscy mieszkańcy załatwiają sprawy urzędowe online. Najczęściej wymienianymi przeszkodami są brak dostępu do internetu, za słaby internet i przywiązanie do starych nawyków (37%). Ponadto 31% stwierdza, że ludzie po prostu wolą osobiście odwiedzać urzędy.
Korzyści z załatwiania spraw urzędowych przez internet
Przebadani przez nas urzędnicy wskazują na wiele korzyści płynących z załatwiania spraw urzędowych przez mieszkańców za pośrednictwem internetu. Trudno przy tym nie dostrzec profitów również dla samych urzędników. Im mniej osób w urzędach, tym łatwiej zorganizować im swoją pracę.
9 na 10 (93%) badanych chciałoby, by mieszkańcy mieli możliwości załatwiania spraw urzędowych przez internet. Ponad połowa (56%) twierdzi, że obsługa w urzędach przebiegałaby sprawniej, gdyby tradycyjne procedury zgłaszania spraw zastąpiono zgłoszeniami internetowymi. Co trzeci urzędnik (32%) przyznaje nawet, że rozbudowa dostępu do szybkiej sieci internetowej ma obecnie zdecydowanie większe znaczenie w gminie/powiacie niż rozbudowa infrastruktury drogowej, tras rowerowych czy rozwój placówek kulturalno-edukacyjnych. To znacznie większy odsetek niż w badaniu przeprowadzanym przed rokiem, kiedy z tą opinią zgadzało się 17% urzędników.
E-urzędy a zbyt wolny internet
Jednak bez szybkiego i stabilnego internetu o usprawnieniu pracy urzędników nie może być mowy. Najczęściej wymienianą przez badanych barierą, która stoi na drodze do załatwiania spraw urzędowych online, jest brak dostępu do internetu lub za słabe łącze. W gminach miejskich na ten problem wskazuje 36% badanych, a w gminach wiejskich 44%.
Ograniczony dostęp do e-urzędów przez mieszkańców, spowodowany wolnym internetem to jedno. Niewydajna sieć powoduje też wiele problemów w pracy samych urzędników. 43% z nich wymienia zbyt wolno ładujące się strony, 28% zrywające się połączenia nawiązywane np. przez Skype’a, 24% problemy z płynnym oglądaniem treści wideo, a co piąty (20%) problemy z pobieraniem materiałów z internetu. Wolne łącze utrudnia też lub uniemożliwia pracę zdalną, a – jak się okazuje – większość urzędników jest jej zwolennikami.
W ubiegłorocznej edycji badania co czwarty urzędnik (28%) na pytanie, czy chciałby wykonywać swoje obowiązki zdalnie, gdyby urząd, w którym obecnie pracuje, dawał taką możliwość, odpowiadał, że zdecydowanie tak lub raczej tak. W okresie, w którym odbywało się tegoroczne badanie, wielu urzędników doświadczało pracy zdalnej w związku z pandemią. Bardzo wyraźnie wpłynęło to na ich opinię dotyczącą pracy z domu. Odsetek tych, którzy chcieliby wykonywać swoje obowiązki służbowe zdalnie, zwiększył się aż o 24 p.p. i wynosi dziś 52%. Oznacza to, że co drugi urzędnik z Regionów NEXERY chciałby pracować z domu. To ponad połowa badanych.
Nota metodologiczna
Badanie dotyczące spraw urzędowych (przeprowadzone wśród urzędników) zostało zrealizowane techniką wywiadu telefonicznego CATI.
W badaniu wzięli udział przedstawiciele samorządów szczebla powiatowego i gminnego na obszarze objętym siecią NEXERY. Łącznie zostało zrealizowanych 298 wywiadów.